Gutes Zeit- und Selbstmanagement / Steps to take

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Ein alter aber immer wieder bewährter Einstieg in die Selbstorganisation ist das Leerräumen des Schreibtisches bzw. des Arbeitsbereichs.

Denn unser Gehirn reagiert auf alles, das offen ist: Wir fotografieren die vielen Zettel, Post ITs, Stapel und E-Mails unselektiv – d.h. alles ist gleich wichtig für unser Hirn.

Und dann wollen wir all das auch erledigen, am besten gleich und am besten alles auf einmal. Schon sitzen wir wieder in der Falle und verlieren den Überblick, weil wir das Gefühl haben, so viel auf einmal nicht rechtzeitig bewältigen zu können. 

Der Überblick ist aber extrem wichtig, damit wir unsere Prioritäten richtig setzen können. Folgen Sie unseren Schritten und organisieren Sie sich neu:

Steps:

  • Arbeitsumgebung: leerer Schreibtisch, ordentliches und minimalistisches Arbeitsumfeld

  • Der Trichter: Ein System in dem (wirklich!) alle unsere Aufgaben durch einen Trichter in ein Terminsystem laufen, das sicherstellt, dass nichts übersehen oder vergessen wird. Bei den meisten Menschen ist das das E-Mail-Programm (Outlook oder Lotus Notes in Ergänzung mit einem Smartphone).  Auch Excel oder ein Mindmap Programm können helfen. Wichtig ist, dass wir uns gut zurecht finden. Es muss sich dabei nicht um ein linear ausgerichtetes System handeln. Oftmals sind kreativ veranlagte Menschen keine Freunde sehr eingeschränkter Organisationstools. Eine Mindmap lässt sich beispielsweise gut adaptieren und bietet visuell einen perfekten ersten Überblick.

    Dabei ist es einfach wichtig, den Verwaltungsaufwand für die Aufgaben so gering wie möglich zu halten.

  • Ablegen und Ausmisten: Alles andere sollte in ein Ablagesystem, wo wir es bei Bedarf finden oder in den Papierkorb werfen können.

  • Zettelwirtschaft und digitales Chaos: Das gewählte System sollte einheitlich für Papier Aufgaben und auch für E-Mails eingerichtet werden.

  • Aus den Augen aus dem Sinn: Sobald wir unsere Tasks schriftlich in ein für uns günstiges System fixiert und priorisiert haben, können sie auch aus unserem Kopf raus.  Das ist wichtig, damit unser Kopf frei bleibt und wir unsere komplette Konzentration auf die eben zu bearbeitende Aufgabe richten. Aus den Augen aus dem Sinn bedeutet allerdings nicht, dass wir den Task als abgehakt betrachten können. Der Task ist damit einfach an einem sicheren Ort, jederzeit abrufbar für uns.

Methoden:

In unserem Seminar für Zeit- und Selbstmanagement, arbeitet Trainer Florian Kapelari mit verschiedenen Zeitmanagement-Grundsätzen aus über 20 Jahren Erfahrung aus der eigenen Praxis als Führungskraft, Coach und Berater. Bei den Coachings von Führungskräften und Teams wird aus diesem breiten Repertoire das jeweils passende Vorgehen gewählt, um eine gute Selbstorganisation und Team-Prozessorganisation zu garantieren. Schließlich passt nicht jede Methode zu jeder Situation, jeder Person, jedem Team.

»Mir geht es um die Lösungen für die tägliche Praxis:  die Leute sollen das erarbeitete am nächsten Tag anwenden wollen und können. Im Seminar entwickeln wir gemeinsam ein Bewusstsein rund um den Umgang mit Zeit und Aufgaben. Dazu liefere ich Inputs, die Lösungsmöglichkeiten aufzeigen. Der Schwerpunkt ist jedoch, dass die TeilnehmerInnen ihre praktischen Themen einbringen können und wir gemeinsam Lösungen nach der Cockpit-Methode entwickeln«, sagt Kapelari.

Im Alltag integrieren und fixieren:

Wenn Sie sich nun fragen, woher man die Motivation nehmen soll dieses System aufrecht zu erhalten:

Durch die Steigerung der Lebensqualität. Die Cockpit Methode ist ein sehr einfaches und klares System, das sofort einen spürbaren Nutzen bringt, wenn es eingerichtet ist. Es wirkt im beruflichen wie auch privaten Umfeld sofort. Die Lebensqualität verbessert sich spürbar und das ist dann bereits Motivation genug.

Wichtig: Es muss ein „Nullzustand“ hergestellt werden. D.h. einen Tag dafür verwenden, alles ins Cockpit umzuorganisieren, damit man die optimale Umsetzung erzielt.

Über unser Zeit- und Selbstmanagement Seminar mit Florian Kapelari können Sie hier noch mehr erfahren.

Tags: Zeit- und Selbstmanagement Academy