Onboarding / Alle Mann an Board.

Und selbstverständlich auch die Frauen. Onboarding ist ein klassisches und viel analysiertes Thema und gewinnt in Zeiten des 'War of Talents' immer mehr an Bedeutung. Wir geben ein paar Einblicke in den deutsch ach so sperrigen 'Eingliederungsprozess'.

Vorerst möchten wir zu einer kleinen Zeitreise einladen: Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag? War dieser außergewöhnlich oder gar magisch ... oder doch eher unspektakulär und relativ herkömmlich? Zugegeben, es geht nicht darum diesen Tag als Sensations-Event zu gestalten. Dennoch ist der Einstieg eines/einer neuen/neuen MitarbeiterIn in das Unternehmen vom Wichtigkeitsfaktor nicht zu unterschätzen (Immerhin kündigen - je nach Studienergebnis - schon 4% der neuen MitarbeiterInnen bereits nach einem ersten verkorksten Arbeitstag. Generell entscheiden neue MitarbeiterInnen innerhalb der ersten 30 Tage, ob sie dem Unternehmen erhalten bleiben.). Wenn man das Onboarding in vier saubere Phasen unterteilt, zeigt sich schnell: Man kann bei weitem mehr tun, als nur den obligatorischen USB Stick, mit eingeprägtem Firmennamen, an die Neulinge weiterreichen.

Onboarding beginnt früher als man denkt.

Phase 1: Recruiting.

Das mag so manche/n LeserIn verwirren, aber für uns gilt: Recruiting ist der Beginn des Onboardings. Viele Unternehmen verpassen die Chance bereits hier zu überprüfen, ob das Anforderungsprofil bzw. die daraus resultierende Stellenbeschreibung überhaupt noch zutreffen und somit die richtige Person rekrutiert wird. Dadurch kann es passieren, dass man am Ende zwar eine/n top MitarbeiterIn einstellt, diese/r aber gar nicht benötigt wird. Auch zeigt die Erfahrung, dass in diesem Schritt Ressourcen unnötiger Weise verloren gehen. Gemeint ist: Es besteht keine Naht- oder Schnittstelle zwischen HR-Management und künftiger Führungskraft des/der neuen MitarbeiterIn. Gerade hier sehen wir Potenzial viele Oboarding-Prozesse zu optimieren. Was man darüber hinaus auch nicht gänzlich vernachlässigen sollte: Oft gibt es durch Nachbesetzungsbedarf logischer Weise auch einen laufenden Offboarding Prozess (Wenn sie mehr über MitarbeiterInnen, die das Unternehmen verlassen, lesen wollen, finden Sie hier ein Interview zum Thema von Clemens Stieger). Diesem sollte man auch ein wenig Aufmerksamkeit widmen.

Phase 2: Vorbereitung.

Diese Phase überspringen Unternehmen teilweise sogar komplett. Was soll vor dem ersten Arbeitstag - ausgenommen: rechtliche Vorbereitungen - schon viel passieren? Einiges, wenn man denn möchte. Zwischen der Auswahlentscheidung und dem ersten Arbeitstag, haben Sie unzählige Möglichkeiten den/die Neue/n für sein/ihr neues Unternehmen zu begeistern. Stellen Sie sich vor, Sie bekommen bereits bei der Vertragsunterzeichnung oder einem Pre-Gespräch Ihre ersten Visitenkarten oder ein komplettes Welcome-Package. Sie haben ja, davon gehen wir aus, gut rekrutiert und eine motivierte Person für Ihr Unternehmen gewinnen können. Dieses Momentum kann genutzt werden, dann alles was der/die neue MitarbeiterIn schon vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn weiß, erleichtert die Einarbeitung. Natürlich kann auch auf Unternehmensseite vorgearbeitet werden: Sind alle KollegInnen informiert? Ist dem/der Neuen eine unmittelkbare Ansprechperson zugeordnet? Und ... ist eigentlich die neue E-Mail Adresse bereits eingerichtet worden?

Phase 3: Einarbeitung.

Endlich. Wir sind beim klassischen Onboarding angekommen. Wahrscheinlich kennen Sie sich hier aus. Allein aus unserer kleinen aber feinen Bibliothek liese sich ein halber Meter aus Büchern stapeln, welche ausführlichst erklären, wie denn der erste Arbeitstag und die Probezeit auszusehen haben. Es muss aber eben nicht immer die klassische Vorstellungsrunde und Unternehmensführung sein. Stellen Sie sich vor Sie bekämen lediglich ein leeres Blatt mit einigen Anweisungen wie: "Besorgen Sie sich einen Urlaubsschein!" oder "Welche Büste befindet sich im Büro unseres Vorstandes?" Unmöglich? Unternehmen, die eine Schnitzeljagd für alle neuen MitarbeiterInnen anbieten, würden Sie eines Besseren belehren. Wie aber auch hier gilt: Es geht nicht darum möglichst witzig oder aufgesetzt entspannt zu sein. Viele Ideen werden sich in vielen Unternehmen nicht realisieren lassen. Stichwort Zappos "Bitte nehmen Sie 2.000$ und gehen Sie wieder!" Dennoch können Einarbeitungsphasen kreativ und spannend gestaltet werden. Sowohl für die Führungskräfte als auch die KollegInnen und neuen MitarbeiterInnen. Das große Ziel im Hintergrund sollte jedoch immer lauten: In möglichst geringer Zeit soll reale Performance erzielt werden.

Phase 4: Post Hiring.

Ja da kommt noch etwas. Hier läuft alles zusammen. Der Zeitpunkt ist gekommen sämtliche Erfahrungen der vergangen Wochen und Monate zu verwerten. Was lief gut? Was lief eher schlecht? Muss das Onboarding modifiziert werden? Kann man es verbessern? Wie erging es dem/der neuen MitarbeiterIn? Wenn eine Übernahmeentscheidung stattgefunden hat, sollten Sie spätestens jetzt wissen, wie Sie ihre/n neue/n MitarbeiterIn einsetzten und weiterentwickeln können. Wenn die Abteilungen alle miteinander agiert und Informationen ausgetauscht haben, wissen Sie evtl. sogar noch ein wenig mehr.

Diese Zeilen sollen Ihnen in aller Kürze darstellen, dass wir uns über Onboarding nicht nur auf dem Papier Gedanken gemacht haben. Onboarding ist immer anders und immer spannend. Sie wollen mehr über unseren Ansatz oder diese ominöse Schnitzeljagd erfahren? Hier können Sie mit uns in Kontakt treten.