Wirkungsvoll delegieren

Der Posteingang ist voll, das Team wartet auf Richtung, und du sitzt um 19 Uhr noch an einer Auswertung, die eigentlich jemand anderer machen könnte. Delegieren klingt einfach. In der Praxis scheitert es an vielen kleinen Stellen: Die Aufgabe wird zu ungenau übergeben oder landet bei der falschen Person, das Ergebnis passt nicht, und beim nächsten Mal macht man es doch wieder selbst. Dazu kommt die Sorge, ein Team zu überlasten, das ohnehin schon am Limit arbeitet.

Dieser Workshop behandelt Delegieren als Prozess mit vier Etappen. Du entscheidest, was sich abgeben lässt, bereitest das Gespräch vor, führst es und begleitest die Umsetzung, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Dabei lernst du, Aufgaben nach dem Reifegrad deiner Mitarbeiter*innen zu portionieren, mit Einwänden umzugehen und das richtige Maß zwischen Kontrolle und Vertrauen zu finden. So gewinnst du Zeit für das, was nur du als Führungskraft erledigen kannst, und dein Team bekommt Aufgaben, an denen es wachsen kann.

Das nimmst du mit

1. Du unterscheidest, welche Aufgaben delegierbar sind und welche bei dir bleiben müssen.
2. Du weißt, bei welchen Mitarbeiter*innen welche Aufgabe gut aufgehoben ist und in welchen Portionen.
3. Delegationsgespräche bereitest du systematisch vor und führst sie strukturiert durch.
4. Mit Einwänden, Ausreden und nicht eingehaltenen Vereinbarungen gehst du souverän um.
5. Zwischen Kontrolle und Selbstständigkeit findest du das Maß, das zur Person und zur Aufgabe passt.

Das erwartet dich

Delegieren als Führungsaufgabe

• Wann spricht man von Delegieren, und was bringt es?
• Welche Aufgaben sind grundsätzlich delegierbar und welche nicht?
• Delegieren als Prozess verstehen.

Die Vorbereitung

• An wen lässt sich was in welchen Portionen delegieren? Delegieren nach dem »Reifegrad« der Mitarbeiter*innen.
• Das Delegationsgespräch systematisch vorbereiten.
• Was tun, wenn ohnehin schon alle überlastet sind?

Das Delegationsgespräch

• Kommunikative Herausforderungen und Rollen im Gespräch.
• Strukturiertes Vorgehen, Tipps und Regeln, die sich bewährt haben.
• Ein- oder Zwei-Phasen-Delegation: Persönlichkeitstypen erkennen und das Vorgehen darauf abstimmen.
• Umgang mit Einwänden und Widerstand, und woran du Ausreden erkennst.
• Vereinbarungen treffen, die halten.

Die Begleitung

• Mitarbeiter*innen coachen, die eine Aufgabe erst lernen müssen.
• Kontrolle und Selbstständigkeit: Wie viel braucht es wovon?
• Was tun, wenn Fehler passieren oder Vereinbarungen nicht eingehalten werden?
• Den Delegationsprozess sauber abschließen.

So läuft das ab

Ein Tag in Präsenz von 9 bis 18 Uhr, bei euch im Unternehmen oder in GfP Spaces01, mit maximal 12 Teilnehmer*innen. Gearbeitet wird an konkreten Delegationssituationen aus der Gruppe. Kurze Inputs, erprobte Handouts und Checklisten, Fallarbeit und Diskussionen wechseln sich mit Rollenspielen ab, in denen du ein Delegationsgespräch von der Übergabe bis zum Umgang mit Einwänden durchspielst. Erlebnisübungen und Feedback aus der Gruppe zeigen dir, wo deine eigenen Hebel liegen. Auch nach dem Seminar kannst du dich per E-Mail an die Seminarleitung wenden. Wie alle Module der Reihe »Essentielle Führungsskills« ist auch dieser Tag einzeln buchbar.

Für wen ist das?

Für Führungskräfte, die das Delegieren grundlegend lernen wollen, etwa weil sie neu in der Rolle sind oder aus dem eigenen Team heraus Führungskraft wurden. Ebenso für erfahrene Führungskräfte, die aus Zeitmangel mehr abgeben wollen oder mit den Ergebnissen bisher nicht zufrieden sind. Bring am besten zwei, drei Aufgaben mit, die gerade auf deinem Tisch liegen und eigentlich nicht dorthin gehören.